Biuro Rachunkowe Księgowy Expert

Koszty działalności w mieszkaniu

Biuro Rachunkowe Księgowy EXPERT

banner nr 1

Przedsiębiorcy często decydują się na prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu. To nie tylko wygodne rozwiązanie, ale także sposób na uniknięcie konieczności wynajmu biura czy lokalu. Dodatkowo, prowadzenie firmy w domu umożliwia zmniejszenie zobowiązań podatkowych. Gdzie zgłosić rozpoczęcie działalności we własnym mieszkaniu i jakie opłaty związane z użytkowaniem lokalu można zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej?

W dniu 21 grudnia 2017 roku nastąpiła ważna zmiana – przedsiębiorca, prowadzący działalność w mieszkaniu nie ma obowiązku wydzielenia osobnego pomieszczenia na biuro. Koszty eksploatacji, takie jak czynsz czy media, będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w sytuacji, gdy tylko część lokalu będzie wykorzystywana do prowadzonej działalności gospodarczej, jak również w przypadku, gdy przedsiębiorca nie wydzieli konkretnego pomieszczenia na potrzeby prowadzonego interesu, a lokal mieszkalny będzie traktowany jako „siedziba” firmy.

Rozpoczynający działalność w mieszkaniu ma obowiązek zgłosić ten fakt we właściwym Urzędzie Miasta lub Urzędzie Gminy – organ ustali czy nastąpi przekształcenie mieszkania w lokal użytkowy. Zmiana sposobu użytkowania lokalu dotyczy sytuacji, gdy całość lub wydzielona część mieszkania wykorzystywane są do celów prowadzonej działalności (wiąże się to z wyższą stawką podatku od nieruchomości). Stawka podatku od nieruchomości nie zwiększy się, jeśli przedsiębiorca będzie prowadził działalność w pomieszczeniu, które wykorzystywane jest również do celów mieszkalnych.

Co stanowi koszt uzyskania przychodu w przypadku działalności prowadzonej w mieszkaniu?

Najważniejsze, by rozdzielić wydatki związane z eksploatacją mieszkania na dwie grupy: te o charakterze osobistym oraz te, które związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatek musi spełniać definicję kosztu uzyskania przychodu – być więc kosztem poniesionym w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Zakup wyposażenia

Miejsce pracy należy odpowiednio przystosować – zakup wyposażenia jest więc nieunikniony. Zakupione wyposażenie może zostać ujęte w kosztach prowadzenia działalności, jeśli wydatek ma służyć celom związanym z działalnością gospodarczą. Do środków trwałych firmy można wprowadzić także przedmioty używane – warunkiem jest, by były kompletne i zdatne do użytku.

Co ważne, do kosztów prowadzonej działalności, można zaliczyć również koszty związane z remontem – proporcjonalnie do tego, jaką część mieszkania wykorzystuje się na cele prowadzonej działalności.

Czynsz i media

Osoba, prowadząca firmę w mieszkaniu może część opłat za czynsz i media odpisać w koszty prowadzonej działalności gospodarczej. Podziału kosztów można dokonać proporcjonalnie do powierzchni używanej do celów prowadzonej działalności. O ile w przypadku czynszu takie rozwiązanie wydaje się być słuszne, to w przypadku energii elektrycznej, wody i innych mediów jest bezzasadne (drukarka, komputer i sprzęty biurowe zużywają mniej prądu niż lodówka, pralka czy inne sprzęty domowe).

Jednym z rozwiązań jest założenie osobnych liczników w ramach prowadzonej działalności. Znacznie lepiej jest jednak ustalić odpowiedni miernik i podać szacunkowe zużycie mediów oraz sporządzić odpowiednią notkę, która w logiczny sposób wyjaśni przyjęty sposób obliczania.

Odsetki od kredytu hipotecznego

Jeśli przedsiębiorca zaciągnął kredyt na zakup mieszkania, a następnie zaczął wykorzystywać je do prowadzonej działalności, to może zaliczyć odsetki od kredytów do kosztów uzyskania przychodów (w części, która przypada na powierzchnię wykorzystywaną na prowadzoną działalność).

Telefon i internet

W przypadku telefonu i internetu warto byłoby podpisać osobną umowę na dane służbowe. Dzięki temu w łatwy i bezpieczny sposób będzie można ujmować pełne kwoty abonamentu w koszty prowadzonej działalności.

Istnieje możliwość korzystania z prywatnego telefonu do celów służbowych – wówczas kwotę, jaką można zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności ustala się na podstawie billingu. Należy jednak pamiętać, że kwota zaliczana do kosztów podatkowych nie może obejmować abonamentu.

Odkurzacz i serwis sprzątający

Przedsiębiorca, prowadzący działalność w mieszkaniu może do kosztów podatkowych zaliczyć wydatki związane z utrzymaniem czystości, np. : zakup środków czystości, zakup usług sprzątania lub odkurzacza. To w jaki sposób wymienione wydatki będą rozliczane zależne jest od sposobu wykorzystania – w przypadku, gdy usługa sprzątania obejmuje tylko powierzchnię firmową to w całości będzie kosztem podatkowym. W innej sytuacji należy pamiętać o wyliczeniu proporcji.